Factur-X expliqué simplement aux artisans du bâtiment

Factur-X est une facture au format PDF, lisible à l’œil comme une facture ordinaire, qui embarque un fichier XML contenant les mêmes informations sous une forme lisible par les logiciels. C’est l’un des trois formats admis pour la facture électronique en France, avec UBL et CII. Pour un artisan, c’est souvent le plus simple à adopter : votre client voit toujours une facture normale, et sa comptabilité récupère les données sans les ressaisir.

Une facture, deux lecteurs

Une facture a toujours servi à deux choses : informer le client de ce qu’il doit payer, et alimenter la comptabilité des deux côtés. Pendant des années, c’était le même papier pour les deux usages. Le comptable, ou sa secrétaire, recopiait les montants dans le logiciel.

Factur-X garde ces deux usages dans un seul fichier :

• la partie PDF est faite pour l’humain. Votre client particulier, votre maître d’ouvrage ou le gérant de l’entreprise qui vous sous-traite l’ouvre comme d’habitude, voit votre logo, la désignation des travaux, les totaux ;
• la partie XML est faite pour la machine. Le XML est un fichier texte organisé en balises : « numéro de facture », « date », « SIREN du client », « montant HT », « taux de TVA »… Un logiciel comptable sait le lire et ranger chaque donnée au bon endroit.

Le fichier XML est intégré dans le PDF, un peu comme une pièce jointe glissée à l’intérieur du document. Vous n’avez qu’un seul fichier à envoyer.

Pourquoi Factur-X compte pour la facture électronique

La réforme de la facture électronique impose, entre professionnels assujettis à la TVA, des factures dans un format structuré transmises par une plateforme agréée. La réception est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à partir du 1er septembre 2026 ; l’émission l’est pour les PME, TPE et micro-entreprises au 1er septembre 2027.

Le socle commun admet trois formats :

1. Factur-X : un PDF lisible avec un fichier XML intégré ;
2. UBL : un fichier XML seul, sans partie visuelle ;
3. CII : un autre fichier XML seul, d’une famille différente.

Ces formats respectent la norme européenne de la facture électronique, appelée EN 16931. Elle fixe la liste des informations attendues et leur sens, pour que deux logiciels différents se comprennent.

Un PDF simple, même joli, même envoyé par e-mail, ne vaut plus facture électronique entre professionnels assujettis : il lui manque la partie structurée et le passage par une plateforme agréée. Pour la comparaison détaillée des formats, lisez PDF par e-mail, Factur-X, UBL : quelles différences pour vos factures ?.

Ce que contient un Factur-X

Le XML reprend les mentions de votre facture. On y retrouve notamment :

• votre identité, votre adresse, votre SIREN et votre numéro de TVA intracommunautaire si vous en avez un ;
• l’identité du client et, pour un client professionnel, son SIREN ;
• le numéro unique de la facture et sa date ;
• les lignes : désignation, quantité, unité, prix unitaire HT, taux de TVA ;
• les totaux HT, TVA et TTC, la date d’échéance ;
• les mentions particulières, comme l’autoliquidation en sous-traitance ou la franchise de TVA.

Avec la réforme, quatre mentions s’ajoutent : le SIREN du client professionnel, l’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse de facturation, la nature de l’opération (livraison de biens, prestation de services, ou les deux) et, le cas échéant, l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits. Nous les détaillons dans Les quatre nouvelles mentions des factures électroniques, une par une.

La règle d’or : le PDF et le XML disent la même chose

C’est le point qui surprend le plus. Dans un Factur-X, le PDF et le XML doivent être cohérents. Si le PDF affiche un total TTC et que le XML en contient un autre, la facture pose problème : laquelle fait foi ? Le logiciel de votre client lira le XML, votre client lira le PDF.

C’est pourquoi on ne retouche jamais un Factur-X à la main. Ouvrir le PDF dans un éditeur pour corriger une faute de frappe dans le montant modifie l’affichage, mais pas les données cachées. Résultat : une facture incohérente, que la plateforme ou le client peut rejeter.

Une erreur sur une facture émise se corrige par un avoir, qui annule tout ou partie de la facture d’origine en y faisant référence, puis par une nouvelle facture si besoin. Voir Corriger une facture électronique déjà transmise : l’avoir.

Les profils de Factur-X, sans entrer dans la technique

Factur-X existe en plusieurs niveaux de détail, appelés profils. Les plus légers contiennent seulement l’en-tête et les totaux, les plus complets reprennent chaque ligne de la facture. Pour la facture électronique, le profil utilisé doit permettre de transmettre toutes les informations exigées. Vous n’avez pas à choisir vous-même : c’est le travail de votre logiciel de facturation. Demandez simplement à votre éditeur si ses fichiers respectent la norme EN 16931.

Un exemple de chantier

Prenons un exemple : vous êtes électricien et vous avez remplacé le tableau électrique d’un local commercial pour une société cliente. Votre logiciel produit la facture en Factur-X. Le gérant ouvre le PDF et voit « Remplacement du tableau électrique, fourniture et pose », la quantité, le prix, la TVA. Son comptable, lui, importe le fichier : le logiciel comptable lit le XML, reconnaît votre SIREN, le montant HT, la TVA et la date d’échéance, et prépare l’écriture sans ressaisie. Personne n’a recopié de chiffre, donc personne n’a pu se tromper en recopiant.

Factur-X avec les clients particuliers

Pour un particulier, il n’y a pas d’obligation de facture électronique : ce sont les données de la vente qui sont transmises à l’administration par l’e-reporting. Rien n’empêche toutefois de lui remettre un Factur-X : il verra un PDF tout à fait ordinaire. Garder un seul format pour tous vos clients simplifie votre organisation. Pour le reste, voir E-reporting : ce que l’artisan transmet pour ses clients particuliers.

Dans Chantier Vocal

Les factures d’acompte, de solde et les avoirs de Chantier Vocal sont produits au format Factur-X, avec une numérotation continue sans trou ; une facture émise n’est jamais modifiée. La transmission par une plateforme agréée partenaire est en préparation. Vous pouvez aussi exporter vos PDF Factur-X et le FEC pour votre comptable, et commencer gratuitement avec la formule où tout se fait à la main.